De Strategische Bedrijfsvoeringsagenda is het instrument voor gezamenlijk prioriteren, aansturen en bijsturen van ons projectportfolio bedrijfsvoering. De belangrijkste projecten voor 2023 behandelen we in deze paragraaf.
1. Stakeholdermanagement, positionering en lobby
Om de positionering en lobbykracht van onze regio te versterken, werken we aan de ontwikkeling van een duidelijker en herkenbare afzender richting het Rijk met de Metropoolregio Utrecht (MRU). We bouwen hiermee consequenter voort op de ontwikkeling die zowel in de regio als bij het Rijk is ingezet. Het Rijk spreekt de Metropoolregio nu al als één regio aan, zoals in de onlangs verschenen Nationale Woon- en Bouwagenda.
Komend jaar zullen we met de regio vaker als MRU naar buiten treden als het gaat om proposities die we gezamenlijk doen richting het Rijk. We zullen dit jaar binnen de MRU een aantal afspraken maken om het gebruik van deze afzender verder te versterken. We doen dit via de regionale samenwerkingsstructuren die er al zijn, voor Utrecht is dat de U10 en de EBU. We doen dit werkende weg en gebruiken de MRU bij de afspraken die we als regio willen maken over mobiliteit en wonen.
In 2022 is geconstateerd dat er inhoudelijk behoefte is aan een scherpe regionale positionering. Een scherp verhaal over waar de regio Utrecht goed in is. De Economic Board Utrecht is een krachtige publiek-private samenwerking in de MRU. De EBU heeft begin 2022 een doorstart gekregen; onderdeel van die doorstart was ook het ontwikkelen van een scherpe regionale positionering op gebied van 'Health'; gezonde mensen, gezonde leefomgeving. In 2023 gaan we dit via de EBU, MRU en andere partners verder vormgeven en uitgedragen, onder andere via marketingcommunicatiemiddelen online en offline, zoals evenementen en beurzen. De EBU stuurgroep regionale positionering stuurt op dit aangescherpte profiel. Daarnaast zorgen we via onze regiefunctie op Utrecht Marketing dat de marketingactiviteiten bijdragen aan de strategische doelen van de stad en regio.
2. Capaciteitsmanagement
De schaalsprong van de stad leidt tot verdere groei van onze organisatie. In combinatie met een structureel verkrappende arbeidsmarkt is het belangrijk om meer grip te krijgen op in- door- en uitstroom van ons personeel (capaciteitsmanagement). We ontwikkelen een strategische capaciteitsanalyse die richting geeft aan onder andere onze recruitmentopgave, wervingsstrategieën en identificatie van mogelijke loopbaanpaden om doorstroom van talent te bevorderen. Samen met de organisatieonderdelen voeren we verbeteringen door op het instrumentarium voor strategische personeelsplanning en werken we aan concrete plannen die bijdragen aan deze doelstellingen.
In 2023 zetten we verdere stappen om onze doelen op het gebied van capaciteitsmanagement te bereiken:
- We hebben scherper zicht op het geheel van onze in-, door- en uitstroom van personeel;
- We kennen onze toekomstige behoefte aan personeel beter en creëren voldoende tijd om daarop effectief te anticiperen;
- Door te investeren in HR-analytics krijgen we beter zicht op relevante ontwikkelingen en helpen we de organisatie de juiste keuzes te maken.
- We onderbouwen onze beleidskeuzes met inzichten vanuit relevante data.
Balans tussen intern en externe capaciteit: inhuur
Het uitgangspunt is en blijft dat regulier en structureel werk wordt uitgevoerd door eigen medewerkers. Alleen in situaties van ‘piek’ en ‘ziek’, arbeidsmarkt-gerelateerde inhuur en bij benodigde expertise die intern en via reguliere werving niet beschikbaar is, huren we extern in.
Voor inhuur hanteren we in 2023 twee kaders: (1) een financieel uitgaveplafond voor een totale inhuur ter hoogte van 79,1 miljoen euro op basis van actuele prognoses (= 16,6% van het totaal aan loon- en inhuurkosten) en (2) een maximum van 10% ingehuurde medewerkers van het personeelsbestand in alle functies t/m salarisschaal 9 conform amendement 52A uit 2018.
De hoogte van dit financieel uitgavenplafond is gestegen ten opzichte van het voorgaande jaar 2022 toen deze nog was vastgesteld op 57,7 miljoen euro (= 15,2% van het totaal aan loon- en inhuurkosten) . De reden voor deze stijging is met name gelegen in het feit dat de organisatie het afgelopen jaar heeft ingestoken op meer-realistische prognoses op de benodigde in te huren capaciteit. Deze verbeterde werkwijze van prognosticeren leidt tot een verminderde kans op overschrijding dan voorgaande jaren. Daarnaast zijn in 2023 diverse ontwikkelingen waardoor een grotere noodzaak aan in te huren capaciteit wordt verwacht. Dit betreft de nog steeds krapper wordende arbeidsmarkt, een relatief hoog ziekteverzuim onder de eigen medewerkers, een snel groeiende organisatie en extra ambities en taken vanuit o.a. het nieuwe coalitieakkoord en/of de centrale overheid. De combinatie van deze ontwikkelingen, tezamen met het meer realistisch prognosticeren van de benodigde in te huren capaciteit, leidt tot dit hogere uitgavenplafond.
Daarnaast blijft ook in 2023 een overschrijding van beide kaders mogelijk als er sprake is van onvoorziene situaties en onvoorziene extra taken. Met als recente voorbeelden: de corona-taken in 2020 en 2021, de kinderopvangtoeslag in 2021 en de Oekraïense-vluchtelingen-crisis in 2022.
Arbeidsmarkt
In een krappe arbeidsmarkt is een goede positie als aantrekkelijk werkgever belangrijk. Hiervoor zetten we in op vernieuwing van onze werkgeverspropositie (‘Employer Branding’) die we actief gaan communiceren.
3. Werken 3.0
Werken 3.0 faciliteert en ondersteunt dat wij hybride en gezond kunnen samenwerken aan de opgaven van de stad. De opgave is bepalend voor waar en hoe je werkt. We gaan zorgen voor meer variatie en keuze in die voorzieningen zowel voor thuis als op kantoor: een goed ingerichte thuiswerkplek, een laptop om veilig op te kunnen werken, stilte- en videobelplekken op kantoor evenals faciliteiten op samen te werken en te vergaderen.
Vanaf 2023 passen we de inrichting van onze kantoor-en werklocaties stapsgewijs verder aan om de verschuiving van de klassieke kantoorfuncties naar ontmoeten, vergaderen en samenwerken te faciliteren. Begeleiding van de medewerkers is hier een belangrijk onderdeel van. Ons einddoel is een inclusieve, veilige, sociale en duurzame werkomgeving voor alle medewerkers van onze organisatie.
4. Klantgericht samenwerken in ketens
In 2023 continueren we het meerjarig programma Klantgericht samenwerken in Ketens (KiK), dat de organisatie ondersteunt bij het inrichten van ketensturing in het dienstverleningsproces waarbij meerdere organisatieonderdelen betrokken zijn. Om zo vanuit de bedrijfsvoering bij te dragen aan dienstverlening waarbij de leefwereld van inwoner/ondernemer centraal staat (in plaats van onze indeling van de ambtelijke organisatie). Daarnaast ondersteunen we de organisatie in het effectief borgen van informatiebeheer in deze dienstverlenings- en ketenprocessen.
5. Informatiebeheer op orde en Wet Open Overheid (WOO)
Wij zijn in 2022 gestart met het Programma Open Utrecht. Het op orde brengen van ons informatiebeheer is een belangrijk onderdeel van dit programma. In 2023 gaan we verder met het vormgeven van een openbaar digitaal bouwarchief omdat driekwart van de huidige WOO verzoeken betrekking heeft op bouwgerelateerde vragen. De huidige achterstanden in het WOO proces willen we eind 2023 volledig weggewerkt hebben. We ontwikkelen een monitoringinstrument om de voortgang op openbaarheid van de 11 verplichte categorieën van de Wet Open Overheid te bepalen. We houden minimaal 3 gesprekken met verschillende doelgroepen uit de stad over hun beelden en verwachtingen met betrekking tot Open Utrecht. We organiseren opleiding voor onze medewerkers met als doel om kennis, houding en gedrag op het gebied van Open Utrecht te vergroten. Voor informatiebeheer gaan we in 2023 ‘informatiebeheer by design’ inrichten bij verschillende organisatieonderdelen en werkprocessen. We maken een eerste slag met het structureel op orde brengen van huidige informatiesystemen en archieven. Daarnaast organiseren we opleidingen voor medewerkers met als doel om ook hier de kennis, houding en gedrag op het gebied van informatiebeheer te vergroten.
6. Weerbare organisatie
We willen een integere en betrouwbare gemeente zijn, die weerstand biedt tegen oneigenlijke druk en beïnvloeding. In de opgave Weerbare Organisatie leggen we verbinding tussen thema’s als integriteit, safety & security en veilige publieke dienstverlening.
Qua integriteit zetten we versterkt in op bewustwording en handelingsperspectief bij ongewenst gedrag en het belang van risicoanalyses op team-, proces- en functieniveau. Ook willen we meer (data-gedreven) sturing op de agendering van dit thema.
Inzake safety & security versterken we de weerbaarheid van onze gemeentelijke panden. Voor het Stadskantoor doen we dat door uitkomsten van het Dreigings- en risicoassessment (DRA) te vertalen naar technische verbetermaatregelen en een bewustwordingscampagne onder collega’s.
Voor wat betreft Gegevensbescherming zijn organisatieonderdelen goed op weg om risico's in kaart te brengen. Operationele achterstanden worden in 2023 verder weggewerkt. Daarnaast voeren we in 2023 (technische) verbetermaatregelen door om ICT-systemen steeds veiliger te maken. We constateren dat de huidige capaciteit in toenemende mate een knelpunt vormt om de ambities, zoals neergelegd in de Visie Digitale Stad, binnen de komende jaren volledig waar te maken.
7. Verbeteren P&C-cyclus
Voor de begroting 2023 heeft een verbeterslag plaatsgevonden op de leesbaarheid van de begroting. Dit conform een uniforme motie die bij de begroting 2022 unaniem door de raad is aangenomen. Met name zijn de doelstellingen concreter weergegeven en is compacter weergegeven wat in het begrotingsjaar wordt gedaan. En zijn de strategische risico’s met betrekking tot de programmadoelen expliciet gemaakt. Ook hebben we in deze begroting enkele paragrafen verbeterd, zodat er meer inzicht voor de raad geboden kan worden. Bij de begroting 2024 maken we een volgende verbeterslag die zich meer richt op de sturingsmogelijkheden van de begroting. Dit zullen we in afstemming met de raad doen. Gelijktijdig moderniseren wij onze ondersteunende systemen in de P&C-cyclus. We stappen in 2023 over naar een nieuwe versie van SAP.
8. Doorontwikkeling control
In 2020 is een nieuwe visie op control vastgesteld. De kern van deze visie is dat we control gemeentebreed verder professionaliseren door zowel centraal (concerncontrol) als decentraal (businesscontrol) de focus van control expliciet te verbreden naar de strategische doelstellingen (doen we de goede dingen) en de brede bedrijfsvoering (niet alleen financieel) en dit vanuit een gemeentebrede blik. De visie en daaraan gekoppelde uitgangspunten worden breed in de organisatie gedragen. Hierdoor komt control steeds beter in positie en kan de visie verder worden uitgerold. In 2023 richten we ons op een aantal doorbraakdossiers, die nodig zijn voor de gewenste doorontwikkeling. Het betreft
- De implementatie van een geautomatiseerd en gestandaardiseerd systeem voor managementinformatie (dashboard);
- Het ontvlechten van de financieel-administratieve werkzaamheden en controltaken.
9. (Voorbereiding) rechtmatigheidsverantwoording
Vanaf het verslagjaar 2023 (door vertraging is de wetgeving één jaar uitgesteld) is het college wettelijk verplicht zich te verantwoorden over de naleving van wet- en regelgeving ten aanzien van financiële beheershandelingen door middel van een eigen rechtmatigheidsverantwoording. Vooruitlopend op de wettelijke plicht is het jaar 2022 gebruikt als ‘proefjaar’ om concrete ervaring op te doen. De uitkomsten hiervan nemen we mee in 2023.
10. Cloudtransitie
De gemeente gaat waar mogelijk gebruik van oplossingen in de Cloud om IT flexibel, schaalbaar en betrouwbaar te houden tegen voorspelbare en marktconforme prijzen. In 2023 ronden we de applicatie-migratie naar de cloud-datacenters af en ontmantelen we het eigen datacenter op de Manitobadreef. Tevens worden er stappen gezet om applicaties nog meer als dienst (SaaS) af te nemen en wordt de regie-organisatie verbeterd om nog effectiever gebruik te maken van de mogelijkheden die de cloud biedt.
11. Common Ground
De toepassing van Common Ground is essentieel voor het realiseren van een radicale verbeterslag van onze dienstverlening aan onze burgers en bedrijven, waarbij de burger centraal staat in een digitale wereld. In 2023 zet de gemeente een aantal taakprocessen voor dienstverlening over naar een Common Ground oplossing die onze gemeente in samenwerking met andere gemeenten en VNG laat ontwikkelen.